Hinweise zum Zuwendungsverfahren
Vor der Beantragung
Erkundigen Sie sich welche Art von Förderung zu Ihrem Vorhaben passen könnte und machen Sie sich mit den rechtlichen Grundlagen vertraut. Beachten Sie dabei auch den Zeitraum, in dem Ihr Vorhaben stattfinden soll, da die Antragstellung für jedes Jahr befristet ist und da für jede Förderung ein Bewilligungszeitraum festgelegt wird. Die Anträge und Rechtsgrundlagen finden Sie im Downloadbereich.
Erhalt des Zuwendungsbescheids:
Bewilligungszeitraum
Der in Ihrem Zuwendungsbescheid genannte Zeitraum enthält das Datum des Beginns und des Endes der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel. Das heißt, dass nur Rechnungen die innerhalb dieses Zeitraumes beglichen werden als zuwendungsfähig anerkannt werden. Alle anderen Ausgaben können nicht anerkannt werden. Soweit hier Fördermittel verwendet wurden, müssen diese zurückgezahlt werden. Eine Ausnahme bilden nur solche Rechnungen, bei denen die erbrachte Leistung innerhalb des Zeitraumes liegt und nur die Rechnungslegung nach dem Ende des Bewilligungszeitraumes erfolgte. Diese Ausgaben können anerkannt werden.
Wichtig! Sollten Sie absehen können, dass Ihre Maßnahme nicht innerhalb dieses Zeitraumes fertig gestellt werden kann, benachrichtigen Sie uns umgehend schriftlich!
Ausgabezeitraum
Wenn Sie die baren Zuwendungsmittel von uns erhalten, haben Sie i.d.R. 2 Monate Zeit diese auszugeben, danach fallen Fristzinsen an. Der Zeitraum wird Mittelverwendungsfrist oder Ausgabezeitraum genannt und beträgt in der Regel 2 Monate. Näheres entnehmen Sie bitte Ihrem Förderbescheid. Bitte rufen Sie nur so viel Fördermittel ab, wie Sie innerhalb dieser Mittelverwendungsfrist ausgeben können. Auch hier besteht eine Mitteilungspflicht, falls Sie das erhaltene Geld nicht innerhalb der Ausgabefrist ausgeben können. Bewilligungszeitraum und Ausgabezeitraum sind nicht identisch!
Verwendungsnachweis
Der Bescheid dient auch als Grundlage nach dem die Verwendungsnachweisprüfung erfolgt. Des Weiteren aber auch aus der entsprechenden Richtlinie und aus den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen (AN-Best) für die jeweilige Zuwendungsart, die Sie im Downloadbereich finden können.
Durchführung des Projekts/Vorhabens:
Mitteilungspflichten
Sollten sich während der Durchführung des Projekts Änderungen gegenüber der Antragstellung ergeben, sind diese der Bewilligungsbehörde unverzüglich (z. B. per E-Mail) mitzuteilen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich die Finanzierung oder die Ausgabenstruktur des Projekts ändert (Beispiel: der Verein erhält für das Projekt zusätzliche Einnahmen (z. B. weitere Zuwendungen) oder einzelne Ausgabepositionen (z.B. Personalausgaben) erhöhen sich gegenüber der Festlegung im Zuwendungsbescheid um mehr als 20 Prozent.)
Besserstellungsverbot
Der Verein / Verband, der eine Förderung erhält, darf seine Beschäftigten nicht besser stellen als Beschäftigte des Landes, die eine vergleichbare Tätigkeit ausüben. Höhere Entgelte als nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen sind nicht förderfähig.
Ausgaben für Personal, das bereits vor Projektbeginn in Vollzeit beim Fördermittelempfänger beschäftigt ist, sind nicht förderfähig.
Vergabe von Aufträgen
Beim Einkauf und bei der Beauftragung von Leistungen ist wirtschaftlich und sparsam zu handeln. Die Anforderungen hieran richten sich nach dem Auftragswert.
- Bei Aufträgen bis 5.000 Euro ist in der Regel eine Marktrecherche (z. B. über das Internet) ausreichend. Diese ist zu dokumentieren (z. B. mittels Screenshots).
- Bei Aufträgen ab 5.000 Euro sind mindestens drei potentielle Anbieter zur Angebotsabgabe aufzufordern (z. B. per E-Mail).
Mittelabruf
Bitte beachten Sie, dass Sie die Fördermittel bis spätestens zum 30.11. abrufen müssen. Sie haben auf dem Formular zum Mittelabruf die Möglichkeit zu vermerken, dass Sie die Fördermittel zu dem spätmöglichsten Zeitraum ausgezahlt haben möchten (30.12. des Bewilligungsjahres). Es besteht zudem die Möglichkeit Ihre Zuwendung in Teilbeträgen von uns abzufordern. Sie müssen nicht die gesamte Fördersumme auf einmal abrufen.
Wichtig! Bitte bedenken Sie, dass Sie zwar grundsätzlich 2 Monate nach Zahlungseingang der Fördermittel Zeit zur Begleichung von Rechnungen haben, aber anerkannt werden nur die Ausgaben und Leistungen die innerhalb des Bewilligungszeitraumes anfallen.
Anfertigung der Verwendungsnachweise:
Dokumentationspflichten
Ausgaben sind nur förderfähig, wenn sie durch Verträge, Rechnungen, Zahlungsnachweise bzw. gleichwertige Unterlagen belegt werden können. Daher sind Ausgaben aufgrund mündlicher Absprachen oder Barzahlungen ohne Quittung nicht förderfähig.
Pflicht zur Vorlage von Verwendungsnachweisen
Die Verwendung einer Zuwendung verpflichtet den Zuwendungsempfänger zum Nachweis der Zweckerfüllung innerhalb von 6 Monaten. Der Verwendungsnachweis belegt, dass die gezahlten Mittel auch für den beantragten Zweck eingesetzt wurden. Für die Zuwendungsbehörden ist die Verwendungsnachweisprüfung ein Mittel der Erfolgskontrolle von den getätigten Investitionen.
Bestandteile des Verwendungsnachweises
Der Regelnachweis verlangt einen Sachbericht und einen zahlenmäßigen Nachweis unter Angabe der Originalbelege und etwaiger Verträge sowie einen Nachweis über die Vergabe von Aufträgen.
Ein Sachbericht beinhaltet die inhaltliche Beschreibung der durchgeführten Arbeiten und Aufgaben. Hierbei sollte auch auf die Erfolge oder Auswirkungen der Investition eingegangen werden.
Der zahlenmäßige Nachweis stellt eine chronologische Auflistung der Einnahmen und Ausgaben des Zuwendungsempfängers im Zusammenhang mit dem geförderten Projekt dar. Empfehlenswert wären Angaben zum Tag der Zahlung, dem Namen des Einzahlers bzw. Empfängers, dem Zahlungsgegenstand, der Belegnummer und dem Betrag der jeweiligen Zahlung.
Die Vordrucke für den Verwendungsnachweis mit Anlagen finden Sie im Downloadbereich.